Организация архива организации

Гость

Какие аспекты вы моглибы перечислить всвязи с названной темой?

Отправлено: 23.10.07 11:12

К вопросам построения работы архива организации относятся следующие темы:

• Нормативно-правовая база, регулирующая работу с архивными документами организации;
• Организация работы службы документационного обеспечения управления;
• Современное делопроизводство: требования к составлению документов, порядок их составления, организация документооборота;
• Подготовка дел к хранению в архиве;
• Правила составления и ведения номенклатуры дел;
• Перечни документов и сроки хранения документов;
• Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов;
• Организация и порядок проведения экспертизы, состав и порядок работы экспертной комиссии;
• Правила формирования дел в делопроизводстве;
• Порядок оформления дел длительных сроков хранения;
• Составление и оформление описей дел;
• Создание научно-справочного аппарата по работе с документами организации
• Порядок сдачи дел на архивное хранение в организации;
• Подготовка дел к передаче документов на государственное хранение;
• Экспертиза ценности документов;
• Создание и работа архива предприятия: положение об архиве, должностные инструкции работников архива;
• Обеспечение сохранности архивных документов: требования к помещению и оборудованию архива;
• Классификация и учет документов в архиве;
• Создание электронного архива организации (по этой теме - еще столько же пунктов! Wink

).

Гость

Тема интересная. Даже очень.
В основном сталкиваешься с человеческим фактором - люди упорно сопротивляются внедрению электронных архивов. Многих пугает компьютер.
Вообще я за создание web-архивов: экономия времени и денег, кроме этого - меньше головной боли администратору системы. Меня вообще удивляют системы типа "клиент-сервер". Кому такое барахло надо? Думаете для архива нужно такое количество функций которое они предоставляют? Я сомневаюсь. даже более чем уверен, что конечный пользователь не использует и 20%. Так зачем покупать серьезные системы?

Гость

Я бы еще отметил следующие аспекты хранения электронных документов в организации:

• Содержание понятий и терминов «документ на электронном носителе, электронный документ»;
• Учетные единицы электронных документов;
• Определение подлинности электронных документов;
• Обеспечение сохранности электронных документов;
• Описание электронных документов.
• Принципы классификации документов, хранящихся на электронных носителях: в пределах архива; в пределах архивного фонда.
• Обеспечение сохранности документов, хранящихся на электронных носителях.
• Учет документов, хранящихся на электронных носителях.
• Экспертиза ценности электронных документов.
• Описание документов, хранящихся на электронных носителях.
• Уничтожение электронных документов.

• Как создать архив предприятия с минимальными затратами?
• Кого назначить ответственным за архив?
• Как правильно отобрать документы на хранение?
• Что делать с документами при реорганизации, ликвидации или слиянии предприятия?
• Как правильно взаимодействовать с государственными архивами?

Со временем на каждом предприятии накапливается большое количество документов - по роду деятельности, переписка, периодика, типографские издания и пр. В последнее время многие документы создаются в электронном виде. Однако любые документы имеют свой жизненный цикл - сначала они актуальны, их создают, используют, потом они теряют свою актуальность или товарный вид. Но по требованию российского законодательства или по производственной необходимости эти документы должны быть сохранены. Для хранения их создают архив предприятия.

• Необходимость сохранности документов. Плюсы наличия архива на предприятии.
• Ответственность предприятия за сохранность документов.
• Понятие "документ", "делопроизводство", "архив".
• Виды документов.
• Законодательная база.
• Внутренние регламентирующие документы - инструкция по ведению документооборота, положение об архиве.
• Должностные обязанности ответственных за архив (архивы) предприятия лиц.
• Виды архивов предприятия - общий, кадровый, бухгалтерский (финансовый), производственный.
• Комплектование архивов.
• Электронный архив.
• Лица, ответственные за хранение документов.
• Экспертно-проверочные комиссии.
• Требования к условиям хранения документов.
• Использование документов из архива предприятия.
• Архив предприятия и госархивы, их взаимодействие и сотрудничество. Сдача документов на госхранение.
• Практические рекомендации, образцы документов.

Гость

Давно собираетесь прописать обязанности каждого сотрудника? Не всегда понятно, кто из сотрудников за что отвечает? Взаимодействие подчиненных между собой требует Вашего постоянного вмешательства?

Такие ситуации возникают достаточно часто. Многие руководители заинтересованы в том, чтобы в компании были работающие должностные инструкции. Что это дает?

• Становится больше порядка
• Появляются показатели, по которым можно измерить результативность работы каждого сотрудника и привязать переменную часть зарплаты к этим результатам.
• Сокращается срок вхождения в должность

Это верно, но лишь отчасти: все это будет, если должностные инструкции составлены правильно. Должностные инструкции, скачанные с интернета, зачастую бесполезны.

Они полезны, если базируются на бизнес-процессах. Тогда все в инструкциях не «придумано из головы», а отражает участие работника в деятельности, приносящей прибыль. Тогда можно выделить реальные результаты, за которые отвечает работник. Тогда взаимодействие работников или подразделений становится понятным и прозрачным.

Можно использовать быстрое описание бизнес-процессов: лишь в том объеме, в каком это необходимо. Для Вас это означает экономию времени и денег. И готовые должностные инструкции (в срок от 2 недель).

А можно пойти дальше: не просто описать, а оптимизировать, выстроить процессы. Когда у Вас выстроены бизнес-процессы:

• Ваш бизнес работает на «автопилоте», требуя минимум Вашего времени на управление.
• Из работы сотрудников устранены ненужные операции, неэффективные заменены на более результативные.
• Вы знаете, как оценивать работу каждого сотрудника, при этом нет необходимости разбираться в специальных знаниях.

Начните решать эту задачу прямо сейчас! Существует два способа: «под ключ» и в формате «сопровождение» - эксперты-профессионалы вместе с Вами (и/или с Вашей управленческой командой))).

Гость

Знаете ли Вы расходы вашей компании на печать? Вы уверены, что все сотрудники используют принтеры исключительно в служебных целях? Можете ли Вы сказать, что все печатающие устройства используются максимально эффективно?

Print Audit - мощная и простая система контроля и управления заданиями печати. Она позволяет компаниям точно оценить и значительно сократить затраты на печать. Например, компания с парком в 100 ПК может сэкономить до $10000 в год!

Вы сможете:
• Производить точный расчет затрат на печать в месяц, квартал или год;
• Анализировать структуру печати в компании;
• Экономить на стоимости страницы, направляя печать на более эффективные устройства;
• Экономить на снижении объёмов цветной и ч/б печати;
• Экономить на бумаге, введя принудительную двустороннюю печать для внутренних документов.
• Ввести пользовательские учетные записи с индивидуальным балансом и определением пользователя по личному PIN-коду;
• Назначить до 5-ти настраиваемых полей для любого задания печати (проект, отдел, клиент и т.п.).

Гость

Правовые основы документирования деятельности кадровых служб с учетом последних изменений:
• Требования к кадровому делопроизводству, предусмотренные ТК РФ, в связи с обязательностью документирования работы с персоналом.
• Государственный надзор и контроль за соблюдением законодательства в области документирования работы с кадрами. Штрафные санкции за нарушение порядка работы с кадровой документацией.

Система кадровой документации:
• Состав документов кадровой службы.Нормативно-методические основы оформления кадровых документов. Унифицированные системы документации, применяемые в процессе документирования работы с персоналом. Делегирование полномочий при издании документов.
• Порядок придания документам юридической силы. Типичные ошибки в оформлении документов, судебная практика.

Документирование процедур подбора и отбора персонала:
• Проверка документов, предъявляемых при приеме на работу. Определение подлинности документов.
• Письменный отказ в приеме на работу: обязательность составления, правильность оформления, обжалование в суде.

Документирование процедур, предшествующих заключению трудового договора:
• Ознакомление с локальными нормативными актами работодателя.
• Документирование процедуры фактического допущения к работе.

Документирование трудовых отношений. Виды документов и правила их оформления:
• Оформление приема на работу, обязательные и рекомендательные документы. Документы, создаваемые при изменении трудового договора.
• Документирование прекращения трудового договора. Документы-основания для увольнения работников.

Гость

Программа подготовки СЕКРЕТАРЕЙ, ОФИС-МЕНЕДЖЕРОВ, АДМИНИСТРАТОРОВ

1. Делопроизводство в работе секретаря. Требования к оформлению документов в соответствии с действующими нормативными актами. Классификация документов, система ОРД. Локальные нормативные акты организации. Виды бланков. Элементы (реквизиты) документа и правила их оформления. Оформление управленческих решений руководства: приказы, распоряжения, указания, решения. Оформление протоколов, актов, справок. Копии и выписки из документов. Особенности оформление документов, содержащих конфиденциальные сведения.

2. Деловая корреспонденция. Внешняя переписка: деловое письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Основные виды служебных и коммерческих писем. Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначение и правила оформления. Особенности ведения электронной переписки. Этикет деловой переписки. Особенности официально-делового стиля.

3. Документооборот. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Цели и правила регистрации документов. Формирование дел, подготовка к передаче на архивное хранение. Правила и признаки формирования дел. Номенклатуры дел.

4. Практика оформления деловых документов. Анализ ошибок в оформлении документов. Редактирование текста служебной записки, письма.

5. Общепринятые нормы культуры в деловом мире. Особенности делового общения. Деловой этикет. Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение. Визитная карточка, ее основные функции. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки. Как сохранить лицо компании в форс-мажорных ситуациях. Организация и проведение протокольных мероприятий. Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, оперативок и плановых совещаний. Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Правила рассадки в автомобиле. Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров. Особенности общения с иностранными партнерами.

6. Технология делового имиджа. Основные стили мужской и женской одежды, их особенности и применение. Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины.

7. Мастерство телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Подготовка телефонного разговора. Метод "телефонной улыбки", манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Звонки входящие и исходящие. Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. Этикет мобильной связи.

8. Профессиональные и личные компетенции секретаря. Роль и место секретаря в управленческом процессе, функциональные направления работы, нормативно-методические основы деятельности. Деловые и личные качества, необходимые в работе. Особенности должностной позиции секретаря и офис-менеджера. Основные направления деятельности (функции) офис-менеджера. Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам.

9. Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы. Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя. Управление временем. Определение приоритетов. Оперативное и долгосрочное планирование.

10. Основы конфликтологии. Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева. Правила бесконфликтного общения. Действия секретаря в конфликтных ситуациях. Способы убеждения.

11. Прием посетителей. Основные правила гостеприимства. Правила хорошего тона для приема посетителей (партнеров, клиентов). Уважение к клиенту как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам. Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности. Выявление основных потребностей и намерений посетителя. Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP – клиента (партнера). Основы офисного гостеприимства. Сервировка стола. Угощение по правилам (чай, кофе, напитки).

Гость

Работа с ключевыми клиентами организации

Клиентский капитал - один из самых важных капиталов организации (аксиома))).

Ни для кого не секрет, что в праздники и перед праздниками люди покупают гораздо больше товаров и услуг, нежели в будни - себе и в подарок. Эффективное использование праздничной атмосферы для увеличения продаж – мастерство профессионального продавца.

• Кто такой ключевой клиент и чем он отличается от обычного?
• В чем состоит специфика обслуживания ключевых клиентов?
• Какими способностями должен обладать специалист по работе с ключевыми клиентами?
• Каким образом надо выстраивать свои отношения с ключевым клиентом, чтобы Компания получала от этого наибольшую прибыль?

Специалисты, ответственные за взаимодействие с наиболее важными и крупными клиентами: сотрудники отделов продаж, отделов клиентского сервиса или специализированных отделов по работе с ключевыми клиентами, а также руководители отделов продаж и работы с ключевыми клиентами.

Ключевой клиент
• Какие бывают клиенты, типология.
• Ключевой клиент компании, кто он и что он из себя представляет.
• Ожидания ключевых клиентов.
• Основная задача в работе с ключевым клиентом.

Подготовка менеджера по ключевым клиентам к работе
• Предварительная подготовка менеджера как осознанная необходимость работы с ключевым клиентом.
• Как соответствовать ожиданиям клиентов.
• Поведение менеджера и ожидания клиента, каким должно быть поведение менеджера.
• Одно простое правило и максимум рекомендаций.

Взаимодействие с ключевым клиентом
• Взаимодействие с клиентом. Основной принцип, проходящий «красной нитью» через все этапы работы с ключевым клиентом и помогающий эффективному взаимодействию с ним.
• Максимум рекомендаций для соблюдения принципа.
• Самодиагностика участниками особенностей собственного взаимодействия с клиентами.

Деловое общение с ключевым клиентом по телефону
• Общие принципы общения с клиентом по телефону.
• Тонкости общения по телефону с ключевым клиентом.
• Что допустимо, а что должно быть исключено при профессиональной работе с ключевым клиентом по телефону, рекомендации.
• Выход на персону, принимающую решение.

Доверие и контакт с ключевым клиентом при личной встрече
• Создание и поддержание доверительных отношений с клиентом, завоевание доверия .
• Установление контакта с клиентом. Основные ошибки, совершаемые при завоевании доверия и установлении контакта.
• Развернутая методология установления и поддержания контакта с клиентом для работы на переговорах и после, отработка методов.

Переговоры с клиентом и презентация товара/услуги
• Переговоры как деловое взаимодействие с ключевым клиентом.
• Стратегия переговоров, построенная на основном принципе взаимодействия с клиентом и ориентированная на долгосрочные отношения.
• Предложение купить сервер.

Презентация в процессе переговоров
• Что представляет собой презентация.
• Особенности презентации для ключевых клиентов, техника презентации.
• Общие рекомендации для разработки и проведения эффективной презентации.
• Основные ошибки, совершаемые при презентации.
• Разработка и отработка техники презентации.

Возможные возражения клиента в процессе переговоров
• Наиболее важное для эффективной работы с возражениями клиента.
• Рекомендации по работе с возражениями клиента.
• Основные ошибки, совершаемые при работе с возражениями.
• Приемы для использования возражений клиента для продвижения товара/ услуги.
• Наиболее частые возражения клиента и их практическая отработка.

Аргументация в переговорах в пользу своего товара/ услуги
• Методология аргументации.
• Условия необходимые для аргументации и их создание.
• Базовые правила аргументации.
• Основные ошибки, совершаемые при аргументации.
• Разработка аргументации «под товар» и «под клиента».

Потенциально конфликтные ситуации
• Конфликтные ситуации, что такое конфликт.
• Профилактика конфликтов в обслуживании клиентов как условие для долгосрочных отношений с ключевыми клиентами.
• Причины возникновения конфликтов в обслуживании клиентов.
• Конфликтогены – что может запустить конфликт в общении с клиентом, Обзор, типы конфликтогенов и мероприятия по их профилактике.
• Самодиагностика поведения в конфликте.
• Самозащита в сложных, потенциально конфликтных ситуациях работы с клиентом, техники самозащиты, отработка техник.
• Техника сохранения контакта с клиентом в конфликтных ситуациях и последующего разрешения конфликта, отработка техники.
• Различные клиенты и простые рекомендации по взаимодействию с ними.

Послепродажные отношения с ключевым клиентом
• Поддержание послепродажных отношений с клиентом.
• Личностные и организационные отношения с клиентом.
• Методы продвижения компании у ключевого клиента.
• Система тотального контроля обращений ключевого клиента и работа с его запросами.
• Использование опыта работы с возражениями, аргументации, а так же работы в потенциально конфликтных ситуациях в послепродажной работе с VIP клиентами.

Отправлено: 21.03.11 10:31

Спасибо, fixsale, очень интересно!
Cool

Гость

Очень актуальный вопрос не только как, но и где хранить бухгалтерские документы! Smile

Самый большой выбор на сайте http ://www.arhiv812.ru